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Wednesday, April 20, 2011

El bloguer encuentro

La organización a la que pertenezco me comisionó la importante y emocionante tarea de dirigir y coordinar el primer encuentro de bloguers de Bolivia en Santa Cruz de la Sierra.

Se trataba de una tarea la cual requería mi tiempo y dedicación, sobre todo porque era la primera vez que tendría que organizar un encuentro de semejante envergadura. Todo estaba a mi cargo.

Mi jefe solo me recalcó 3 cosas:

1. Lizzy, no escatimés en recursos económicos.

2. Hacé de que se junte la más alta cantidad de bloguers. Tengo 900 registrados. Al menos quiero ver el 60 por ciento.

3. Tenés 3 meses y medio para organizar todo.

Tenía todo el dinero que necesitara a mi disposición pero eso no significaría la victoria. Tenía un claro y serio objetivo que alcanzar.

¿Y mis ayucos? - Me pregunté a mi misma.

Mi adorable jefecito no me mencionó nada con respecto al tema de quiénes me darían una mano. Me las vi negras. Estaba sola. Empecé a telefonear a mis amigos bloguers. Llamé a Natalia, Jorge y a Tony. Jorge me dijo que se iría de viaje pero que me daría todas las fuerzas y ánimos, como si eso fuera suficiente. En fin, empecé a escribir en mi agenda las cosas que tendría que hacer. Me reuní con Natalia y Tony. No los quería involucrar mucho, pues ellos trabajan y también tienen sus tareas, sólo quería que me ayudaran con sus locas pero originales ideas.

Primero me pregunté a misma - ¿540 personas? ¿Dónde puedo encontrar un lugar que albergue a tanta gente? - Otra inquietud que tenía era la elaboración del programa para el encuentro. ¿Qué se suponía que iba a pasar una vez que los 540 estuviéramos reunidos? ¿Decirnos Hola y mirarnos la cara? Jajaja. ¡Nooo! Tenía que ser algo inolvidable. Una ocasión única. Ya los nervios me estaban carcomiendo. Con decirles que perdí 3 kilogramos en todo el ajetreo :P

Después de haber hecho un cálculo exhaustivo sobre todo lo que envolvería la buena organización para el evento, me decidí por la fecha del evento, la comida, la música, los espectáculos que presentaría y sobre todo por el lugar. El lugar me re-encantó. Era extremadamente amplio y al aire libre. Tenía una súper piscina y muchos árboles. Y una cabaña gigante. La decoración del lugar estaría a cargo de un decorador conocido pero la temática inventada por mí: bloguers bolivianos, jajaj! Natalia me ayudó muchísimo con la redacción del programa. Había concursos originales, premios y muchas, muchas sorpresas. Excelentes conferencistas, temas de mucho interés para la comunidad.

Todo estaba documentado, lo tenía guardado en 3 lugares por si acaso. En la compu de mi trabajo, de mi casa y en la notebook.

Por otro lado, Tony me ayudó con la publicidad y difusión del evento entre la comunidad de bloguers. Tony que es capísimo en Pothoshop, diseñó espectaculares banners.

¡Manos a la obra! Empezamos con la propaganda del encuentro llegando a todos y cada uno de los bloguers bolivianos. Ustedes saben que la idea de "con todos los gastos pagados" suena siempre bien. Así que rápidamente inicié la fase. Divulgué que de entre las personas que se inscribieran en el formulario de inscripción (aquellos que vivieran fuera de Santa Cruz), se haría un sorteo para que 100 bloguers volaran gratis hasta Santa Cruz. Eso no fue todo, pues también dispuse la idea de que en cada ciudad del país habría una flota que los esperaría 2 días antes de la fecha del encuentro para traerlos a Santa Cruz.

En los banners de invitación que Tony diseñó, solo había un requisito para la comunidad. ¿Cuál era? Que para el día del evento vistieran una polera con la dirección web de su blog y la banderita de su ciudad. A la más original polera, se le daría un premiazo: ¡una netbook!

Sorprendemente, en pocas semanas después de haber iniciado la propagación del evento recibimos muchísimas inscripciones. Los bloguers estaban emocionadísimos con la idea. Las preguntas, dudas y sugerencias no paraban de llover. Toda la comunidad posteaba en sus blogs sobre el tema. Todos lo twitteaban. No hacían nada más que hablar del encuentro. Realmente era un tema que unió a los bloguers. Hizo de la comunidad, una comunidad de buena convivencia.

Hasta yo estaba tan emocionada... especialmente de conocer al autor del blog http://hoyysiempre.miblog.com Ejeeem pero no nos desviemos del tema :P

Pasó el tiempo, y llegó el día más esperado. ¿Nervios? ¡No, qué va! Si ya hasta casi ni uñas me quedaban. Ese día desperté más temprano de lo normal. No podía dormir más. Me di un duchazo con agua fría. El encuentro iniciaba a Hrs. 16.00 más o menos, digo más o menos porque que lleguen tantas personas a esa misma hora es casi imposible. Tony, Natalia y yo ya estábamos en el centro campestre desde las 15.00 Mis manos estaban heladas.

Natalia me ofreció sus buenísimos masajes para tranquilizarme. Alcanzó su cometido.

Los bloguers empezaron a llegar no como cuenta gotas, sino en grupos y grupos grandes. Mientras sonaba de fondo buena música, los bloguers se iban presentando uno al otro, conociéndose mejor, intercambiando conocimientos, demostrando sus habilidades. Había notebooks esparcidas por el lugar y wi-fi para que nuestros amigos bloguers tuvieran acceso a sus blogs y así mostrar a los demás. En fin, todos los recursos fueron bien utilizados.

Pasó un poco de tiempo más, y ya había tanta gente que me era imposible contar yo sola (pero al final me informaron que superamos los 540 ¡éramos casi 600!)  Las cosas estaban saliendo mejor de lo previsto. Mi jefe tenía una sonrisa de oreja a oreja.

El programa empezó y todo era un éxito. La comunidad estaba contentísima. La dinámicas de rompe hielo que se tenían programadas fueron muy gustadas. Los agrupamos al azar y empezamos a jugar. Las conferencias interesaron y despertó las ganas de continuar con investigaciones futuras y demás. Casi todos se pedían los unos a los otros sus números de celulares y direcciones de domicilio. Iniciaron buenas amistades pese a las diferencias. ¿Alguien dijo diferencia? Eso ni se mencionó, después de todo el común denominador era: ¡todos somos bloguers bolivianos!

Definitivamente, el primer encuentro de bloguers de Bolivia se consagró exitoso. Se tiene que repetir. Pero esta vez yo quiero ser invitada, no organizadoooraaa =)

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